2023年05月03日
你有檢視過你正在使用的待辦清單嗎？你的清單能夠幫助你提升工作效率，或是反過來拖累你呢？Amazon上最受歡迎的商管書作者、專注研究生產力提升的戴蒙．札哈里斯（Damon Zahariades）提供了幾個簡單的問題，讓你快速檢測自己的待辦清單與工作管理系統。快來看看你的待辦清單是不是影響了你的工作效率。
在我向你展示如何打造有效的工作清單之前，需要先評估一下你當前清單的有效性。只知道自己從來沒有完成工作清單是不夠的。你應該去了解原因。
為了了解原因，接下來的問卷調查會協助你評估自己建立待辦清單的能力。它會讓你了解自己的優勢，同時也會讓你了解在任務管理上可能需要注意的某些事項。
這個評估過程很快速也很容易。只需回答以下八個問題，回答每一個問題時給自己一個分數，分數範圍為1分到5分。1分表示你需要幫助，5分則表示你很熟練（你會注意到，下面八個問題中的每個問題，都與我們前面所討論的內容相呼應，也就是你沒有完成你的每日待辦清單的八個原因）。
在回答問題之後，統計你的分數，並了解你建立有效待辦清單的真實能力如何！
1.你是否了解，待辦清單在任務管理系統中的主要角色是什麼？
2.你是否為每個待辦事項設定截止日期（具體日期而不是「月底之前」）？
3.你是否把待辦清單中的事項數量限制在十項（如果是，給自己3分）？你是否把這個數字限制在七項（如果是，給自己5分）？
4.你是否以最小的變異性來建立你的待辦清單？我們把重點放在完成每項任務所需的時間，與每項任務的優先順序上。例如，你有把三分鐘完成的任務，跟三小時完成的任務列在一起嗎？你有把第一級優先順位的任務，跟第三級優先順位的任務列在一起嗎？
5.你的待辦清單是否限制你的選擇，亦即限制你應該把時間花在哪裡？
6.你的每個待辦事項是否包含情境，以便你了解它是高價值任務還是低價值任務，也了解需投入的時間？
7.你是否簡單且具體的定義你的任務，以便能夠快速判斷任務何時已經完成？
8.你的每項任務是否與具體目標有關聯？
現在你可以加總你每一個問題得到的分數。請記得，根據你處理每一個問題的能力，為每一個問題打一個分數，分數範圍為1分到5分。一旦你統計完你的分數，你就會知道你的程度。
如果你的分數介於32分到40分之間，代表你是忍者。你很內行，你是名副其實的任務管理大師。你經常完成你的每日清單，並且提前完成你最重要的工作。如果你把閱讀這本書視為是一種反覆訓練，仍不失為一個好主意。
如果你的分數介於19分到31分之間，代表你的表現還算不錯，但你可以試著改善你的任務管理策略的某些部分。你可能會被工作與家庭的責任壓得喘不過氣。當工作清單一天比一天多，你也可能會持續處於有壓力的狀態。學習如何打造有效的待辦清單，可以為你的生產力與時間管理工作帶來顯著的成果。
如果你的分數是18分、或低於18分，你需要重新思考建立待辦清單的方法。你會覺得壓力很大，也覺得每天都不在你的掌控之中。你鮮少（即便有的話也不多）完成你的待辦清單，因此你會感到沮喪、內疚，甚至覺得自己無能。別太自責。好消息是你來對地方了。當你閱讀完這本書時，你會知道如何建立能夠幫助你完成重要工作的工作清單。
在下一節當中，我們會探討即使你使用的是有效的待辦清單，你的情緒還是會對你的生產力造成怎樣不利的影響。
文／戴蒙．札哈里斯
出處 Cheers
https://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5101819
