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知識加值 研究報告

蔡宇哲專欄|「分心」可以提高生產力?研究發現:高效工作的甜蜜點在此

蔡宇哲專欄|「分心」可以提高生產力?研究發現:高效工作的甜蜜點在此

一心多用,真的只是陋習嗎?研究發現,在某些工作中「主動」分心,有助於你提升產出品質。

小美一早進公司,就收到幾份需要深度分析的報告,幾個會議排滿了日程,會議前需要進行細緻的準備,還得處理幾封客戶服務郵件。她一邊回應簡單的郵件,一邊審閱報告,偶爾還打電話解決客戶需求。到了下午,她開始出錯,更感到自己的精力耗盡,最終完成的工作遠不如預期。

小美的情況反映了許多人的困境。在資訊爆炸的時代,我們被各種訊息和任務轟炸,不同認知負荷的任務混在一起,導致我們很難專注於重要的工作。

一項研究想瞭解「多工」對生產力與精確度的影響。參與者被分為2組:一組需要按順序完成不同認知負荷的任務(單工),另一組則可以自主隨意切換任務(多工)。

研究結果顯示,多工行為有2種不同的模式:

  1. 精確度下降:隨著多工切換次數增加,任務的準確度逐漸下降。頻繁切換任務會消耗大量的認知資源、導致工作記憶負擔過重,錯誤率顯著高於單工者。
  2. 提高生產力:然而,研究者也發現,適度的多工行為其實能提高效能、控制準確度,達到最佳生產力。原因在於,切換任務可以讓人提升警覺性,也有機會從不同角度思考,激發新的靈感。

這與你的工作經驗是否類似呢?研究顯示,多工不盡然全是壞事。但如何找到平衡? 以下根據研究結果的幾個建議提供方向:

鎖定需要專心完成的工作

雖然多工的任務在你我的工作中相當常見,但對於高認知負荷的任務來說,「一次專心處理一件事」才能確保產出品質,例如:研發、策略制定、決策分析等工作,應該避免頻繁切換焦點。

適度切換,避免倦怠

針對低認知負荷的任務,「主動」切換可以避免長時間專注造成的倦怠,並且保持最佳的生產力狀態。例如,例行的客服回應、庫存管理等,這些步驟較為固定、結構化的工作,適合多工進行。

需要強調的是,有益處的多工應該是「主動地」選擇切換任務,而不是被動受到外部干擾。當我們感到注意力減弱時,不妨換件事情來做。

減少不必要的外部干擾

手機通知、電子郵件提醒是導致被動多工的主因之一,這些干擾會分散注意力、降低工作效能。我們可以採取一些簡單的措施,如關閉不必要的通知、限定檢查郵件的時間、將手機設置為靜音模式,避免頻繁分心。

當我們能有效控制外部干擾時,才能自主依據自身節奏調整,讓自己處於高效的工作狀態。

善用「微休息」

在長時間工作後,讓大腦休息片刻,對恢復效率至關重要。例如,設定每小時5分鐘的微休息時間、利用午餐時間散步或進行輕鬆的活動。

每個人的認知能力和工作性質不同,適合的多工處理的任務也會有所差異,所需的休息程度也不盡相同。

但分心並非總是洪水猛獸,關鍵在於,根據任務的認知負荷程度來調整策略。同時透過主動的記錄和觀察,找出屬於你的最佳工作節奏。

(參考資料:Adler, R. F., & Benbunan-Fich, R. (2012). Juggling on a high wire: Multitasking effects on performance. International Journal of Human-Computer Studies, 70(2), 156–168.)

 

文/蔡宇哲

出處 Cheers

https://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5103655

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