2023年11月22日
「良禽擇木而棲」，優秀人才不只會根據團隊成員或企業文化選擇棲身之所，工作空間優劣也將成為吸引人才的必要條件。《Cheers》採訪全球房地產顧問公司仲量聯行台灣董事總經理侯文信，一一點出被低估的空間細節。
讀完這篇文章，你可以學到什麼？
- 工作空間如何影響員工工作效率？
- 雇主在安排工作空間時，應該注意哪些不良行為？
- 為何開放式工作空間，有助於企業溝通？
想像一下：走進辦公室，員工選擇自己想要的位置；進入會議室，沒有一成不變的桌椅或糟糕的空氣，取而代之的是像咖啡廳一樣的明亮採光；不論是視訊會議或是螢幕投影，都能輕鬆切換。
這宛如虛構世界的畫面，在仲量聯行（JLL）台灣區董事總經理侯文信眼中，將是未來新型態辦公室的標準配置，而且發生的時間，不會太久。
辦公室搬遷潮將至，空間成「爭」才重點
「我們觀察到，未來台北3到5年內會有很多新的辦公室興建完成，大概50～60萬坪，」在不動產業界超過20年的侯文信推估，一場辦公室搬遷潮即將發生，且牽動人才走向，「新的空間能不能為員工帶來更好的體驗，也是企業吸引人才的賣點。」
身為跨國房地產服務公司，仲量聯行不只關注全球地產趨勢，也將目光轉到「工作者」的需求。財報顯示，2022年仲量聯行營收年增11%至209億美元，其中成長幅度最高的業務正是科技（JLL Technology，成長29%）及工作空間解決方案（Work Dynamic，成長12%），而非主力強項的不動產買賣（Capital Market）與市場諮詢（Market Advisory）。
疫情期間，不少人都嚐過居家辦公的甜美，相對導致回歸辦公室時，對空間的要求也隨之提升，也解釋了為何仲量聯行在2022年宣布與神經科學公司EMOTIV合作，透過腦神經探測的先進儀器，了解如何透過工作空間規劃，提升員工效率與幸福感。
侯文信舉例，同是團隊合作，聚在一起的工作效率會比遠端協作要高出12%。此外空間規劃同等重要，團隊在更舒適、開放的空間討論，還能提昇20%以上的效率；相反地，在感到「無聊」的工作空間裡工作，效率則會下降6%。
提升辦公室「公設比」為何員工更滿意？
這些數字背後，代表辦公室不再是劃分勢力範圍，而是提供多元、彈性的場域選項，包括有背景音樂的交流室、有大螢幕的工作區或提升專注力的電話亭辦公室，讓員工得以根據需求自由選擇。也就是所謂的ABW（Activity-based working，活動式工作）。
包括仲量聯行在內，雅詩蘭黛、宜家宜居（IKEA）與VMware等跨國外商均已引進ABW式辦公空間。以仲量聯行為例，在2022年底的辦公室改裝後，個人空間從7成降低到4成左右，座位也有高腳椅、可升降高度的辦公桌等，釋出的空間則轉作會議或討論之用。「我也沒有自己的固定坐位，」侯文信笑言。
雖然個人空間減少，但侯文信透露，員工滿意度反而從原本的75%提升到95%，同時在年底常見的員工離職潮，在辦公室改裝後也明顯降低。
除了員工滿意外，引進ABW還有一大效益在於打破人與人、部門與部門之間的既有藩籬，進而促進跨部門、跨職級溝通，打破穀倉效應（編按：指因過度分工，讓不同單位、事業體就像一個個高聳豎立的穀倉，只專注在自身績效，而非整體公司利益）。
但儘管好處多多，ABW也為管理帶來挑戰。侯文信舉例，「實施彈性座位後，主管反而不知道員工到底坐哪邊、有沒有來上班，這對主管來說確實是個挑戰，也是我目前在思考的議題。」
3個工作空間的NG設計
當然，ABW既非提升員工表現的萬靈丹，也需要相對較大的空間以及裝潢資源。但空間思維需要的不一定是大破大立，從小細節著手，也能為辦公室帶來新氣象。侯文信就點出3個優先思考的問題：
- 你的「門面」給人什麼感覺？
「打開辦公室大門後，進去給人的感覺，大概就能反映企業的文化與重點，」在閱「室」無數的侯文信眼裡，相對於傳統配置的總機櫃檯與企業標誌，不妨思考如何讓公司文化與願景在門面呈現，更能讓員工或訪客感受到團隊的使命感。
- 會議室在哪裡？
與外部人士互動的會議室，應位於辦公空間的入口處。除了前項提到的企業形象，也有公司資訊安全考量。如果外人輕易進入工作區域，不只影響員工工作品質，也可能導致公司機敏資訊暴露。此外，在會議室裡，雇主也不妨跳脫階層分明的座位安排，打造像是咖啡廳裡的工作氛圍，甚至提供不同類型飲品，讓討論氣氛更自在輕鬆。
- 你把陽光給了誰？
陽光對於許多辦公空間來說，就像是稀缺資源，「特別在台北，超過50%是20年以上的大樓，這些辦公室在採光上都不甚理想。」侯文信建議，應該善加利用採光良好的區域，用於員工休憩空間或會議室，或是透過隔間、窗戶的佈局增加採光，優化工作氛圍。
新科技創造新工具，人際互動與空間安排因此呈現嶄新樣貌。求新求變的同時，如何讓辦公空間不再是限制員工表現的框架，而是讓工作績效更上層樓的引擎，將成為雇主在人才爭奪戰中，不可忽略的準備工作。
文／張道宜
出處 Cheers
https://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5102549
