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知識加值 研究報告

為何很棒的企劃案執行起來卻崩壞?每個環節差1%,結果天差地遠

為何很棒的企劃案執行起來卻崩壞?每個環節差1%,結果天差地遠

每個環節只要相差1%,最終結果就會天差地遠。因此在思考環節時都不能輕忽,都要從「它將如何影響最終成果」的角度去思考。

重要的不是點子,而是「精準度」。

──────《品味,從知識開始》*

我的前老闆大塊文化董事長郝明義先生曾經企劃一個書系,書系名稱是「5%」。大意是說,不要小看5%的差異,微小的差異會造成極大的不同。後來書系沒有繼續發展,然而我對這「5%」的觀點及創意,印象極為深刻。

多年後自己的經驗及歷練多了,益發認同郝先生的觀察。其實不需要到5%,每個環節只要相差1%,最終結果就會天差地遠

作為受訪者,我曾有幾次困惑的受訪經驗。訪談時順暢愉快,感覺採訪者有備而來,對於我的回答大都能提出延伸訪問,做了筆記、也錄了音。但是收到稿子時非常驚訝,裡頭很多引述都不是我的原意。

為何會如此?當然有一種可能是我的表達能力有問題,若非如此,我想不外乎幾點原因:對方的理解力、抓重點的能力、寫作的能力。簡單來說,就是精準度。

有了input(輸入)還不夠,還要能有效地output(輸出)。中間需經過名為「我」的過程,上述能力都包含在「我」當中。「我」的功能愈強,輸入及輸出的品質就愈高。

這不僅是相差1%的問題,假使最終交出不合格的作品,枉費了前期所費的工夫,是非常可惜的事。我們常說「人脈」,其實就建立在這些大大小小的接觸點之上。一次愉快的會面、成功的合作,都會使人留下印象。每個足跡都是線索,使人們更快速找到你或是避開你。

每個細節都會影響最終成果

精準度包含許多細節。

在雜誌社工作時,我對同事們發出的邀約信非常重視,因為每個小動作都會影響報導的品質。並不是確定了採訪對象、發個信詢問意願便了事,工作者如何說明自家公司、如何表達邀約原因、說話的口氣及態度,都會影響對方的意願,以及對此篇報導的預期。

不論此刻你要企劃的是什麼項目,請以同樣的態度前進。

每個環節都不要輕忽,都要從「它將如何影響最終成果」的角度去思考。

沒加分的東西其實就是扣分

第二屆高雄城市書展(2023年),我有幸擔任策展顧問之一,負責提供企劃及文案方面的建議。書展眾多活動中包含許多邀約作業。某次會議中,我給正在進行邀約卻不順利的執行單位建議:「我們應該化被動為主動。並不是廣發邀請函,看看有哪些單位願意來,而是反過來,針對此屆我們設定的主軸,先行思考,我們認為的『黃金陣容』包含哪些單位?然後站在對方立場想,為何他們要千里迢迢、耗費時間成本來參加?我們能提供哪些誘因?」

如此一來,你的行動才不會「虛」,每一步都踩在穩固的基準點上。

如果首選名單中的前二十名只有十五組答應前來,那麼就繼續往第二順位名單進行邀約。如果因為預算問題提不出夠吸引人的誘因,外縣市單位不願意前來,那麼先停下來自問,一定需要外縣市單位參與的原因是什麼?若是沒有這些單位,會對整體活動造成重要影響嗎?如果不會,那麼就聚焦在高雄在地,不需要花時間在非必要的事務上。

所謂精準度,有一部分來自必要和非必要的取捨。當你耗費精力在非必要的事務上,必然會削弱整體的精準度。也因此,我最常給的建議是:不需要舉辦上百場活動卻每一場都差強人意,不如聚焦在最核心的三十場或五十場,每一場都執行到一百分。

過去在雜誌社幫同事看稿時,我常請他們精簡文字。我們可能以為多餘的東西就算沒加分也不會造成問題,實際上卻非如此。兩百字可以表達的文章寫成五百字,並不是沒加分而已,多餘的訊息實際上會消耗讀者的專注度,沒加分的東西其實就是扣分。

活動及策展也是如此。每一件物品、每一個環節、每一張海報,都有「必須如此」的道理,如果找不出道理,就要重新思考,它是否應該存在。

最後一哩路是最重要的

有些企劃案,idea很好,執行結果卻完全崩壞。因此,在最後這個階段,更要將前述三項重點謹記在心。

目的是什麼?

待解的問題或意圖說服及展現的觀點是什麼?

解法的重點是什麼?

執行團隊是否因為任何人為因素或時間問題,而妥協了最核心的部分?

「精準度」最好的評估方式就是以上三個提問,幫助團隊確認是否走在正確的道路上。

最後一哩路是最重要的。

以做書為例,假設我們有很好的內容,卻做了一個不恰當、甚至糟糕的封面,那麼這本書根本沒機會被讀者拿起來翻閱,有好內容何用?

曾經想報名參加某活動,在主辦單位提供的網頁上滑了半天找不到報名連結。花了許多時間才發現埋沒在眾多資訊中,一處十分隱蔽的地方。這也是可惜的案例,猜想不少人中途就會放棄了。活動本身耗費許多人的心力,那些講師肯定也是費了一番工夫才邀請到,更不用說過程中的各種溝通,結果,活動本身確實吸引人,想報名的觀眾卻不得其門而入。

還看過這樣的例子:第一線人員對公司所辦的活動一無所知。企劃部花了很多心思對外宣傳,卻忘了對內。負責執行的門市人員未獲得對等的溝通,以至於不明白辦此活動的目的,投入度及熱情自然不高,不會主動將活動訊息告知消費者,對於消費者的提問也是一問三不知。結果造成線上宣傳反應熱絡,實際上參與的人數卻無法反映網路上的熱度。

這都是功虧一簣的案例。

精準度,到最後一刻都必須堅守。

 

注:

* 《品味,從知識開始》,水野學著,葉韋利譯,時報文化。

—— 本文摘自《成為企劃人》

 

文/李惠貞

出處 Cheers

https://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5103220

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