2023年06月28日
蓋洛普為本書所做的獨家調查發現，70％的員工希望工作上的溝通能更簡短。
為什麼重要：蓋洛普的資料顯示，只有半數員工會讀主管的簡訊，另外一半員工對於出現在螢幕上的訊息，不是沒認真看，就是略讀。
大部分人寫電子郵件的方式都像是在大叫：「不用認真讀我」。但是，如果你在按下傳送鍵之前可以用聰明簡潔溝通法編寫內容，就可以吸引更多人讀你寫的內容，而且讀得更快速，或是略讀得更有效。
這是在辦公室打贏注意力戰爭最簡單的辦法。喬治城大學工作效率專家卡爾．紐波特（Cal Newport）在《沒有Email的世界》（A World Without Email）書裡指出，一般商業人士每天收到的電子郵件數量，從2005年的50封，到2019年激增為126封。所以，快速提升電子郵件的聰明簡潔溝通能力，是非常迫切的緊急要務。
Email這樣寫就對了：以下這個例子是我們的人資長多明妮克．泰勒（Dominique Taylor）與人力營運副總克蕾兒．甘迺迪（Claire Kennedy）寫給我們的電子郵件。
‧請留意她們如何以賞心悅目的方式編排重要的細節。
主旨：新人召募需求（緊急！）
我們正努力優化媒體部門與總部的人力營運團隊結構，我們認為需要開設新職缺，盡快找到一位新的人才管理總監。
為什麼重要：我們的員工人數會在年底前突破400名，超過我們今年原來的預測，也超過我們的修正預測。
‧ 目前，我們召募到的新人都是用來填補人力管理團隊的空缺，我們需要更多人力，以因應我們目前以及預測的成長量，特別是在這種混合型的工作環境下。
‧ 除了讓新員工融入現職員工，我們還必須做更多，以延緩人員流動率。
要領與訣竅
1.拙劣的電郵從彆腳的主旨開始。你的主旨應該簡短、直接、迫切。前一頁的電郵主旨告訴我，我為什麼需要現在就打開信。
2.永遠把消息或問題放在第一句。讓對方覺得他們必須讀下去。
3.對收信人交待「為什麼重要」的來龍去脈。這是寫電郵時可以重複套用的架構，讓你能緊接著提出佐證資料。
4.條列重點讓略讀者與精讀者都易於理解最重要的資料或佐證觀念。
5.你想要突顯的文字、數字或名字，都用粗體標示——再說一次，對於略讀者來說，這是最能吸引目光的視線落點。
6.乾淨、直覺的視覺編排有助於放大重點，或是讓重點變得鮮活起來。
例1：精簡溝通前
主旨：聰明簡潔溝通訓練
親愛的團隊，
我們在2020年1月31日星期五舉行我們的第一次精簡溝通對外開放日活動，這次活動非常成功。這是一次免費活動，開放給有意改造他們現行內部溝通流程的客戶參加。這次活動，我們邀請來自六個不同組織、橫跨各部門的十六位專業人士參加，而他們全部都出席。
這次訓練課程為時三個半小時，包括一小時的基礎訓練、兩個半小時的研習活動。我們用我們的工具進行兩項寫作練習，幫助這些專業人士熟悉電子報寫作模組。我們在課程中蒐集到非常棒的回饋，從中得知哪些地方有用，哪些地方需要改進。以下是我們聽到的部分意見：
「我真的很喜歡研習活動，因為它能幫助我立刻練習我學到的精簡溝通訣竅。在未來，展示精簡溝通如何應用於其他的日常溝通，像是電子郵件和社群媒體，可能很有幫助。」——SM訓練課程學員。
在跟與會者討論了更多我們的使用案例，以及我們如何在Axios內部使用這項工具之後，有幾位表示有興趣讓他們的團隊開始採行這種溝通風格。我們會在下週聯絡他們，了解後續狀況，以保持我們的關係穩固、長久。
如果你們對此有任何問題，請讓我知道。
精簡溝通後
主旨：聰明簡潔溝通走出Axios大門
親愛的團隊，
週五我們舉辦第一次聰明簡潔溝通法對外開放日，這是一次免費課程，幫助對我們溝通風格有興趣的客戶學習這項技巧。
為什麼重要：他們很快就上手，有幾位問到能否在公司內部引進我們的訓練，讓更多同事可以學習。
關鍵數據：
‧16 位專業人士參加
‧6 個組織參加活動
‧3.5 個小時的訓練時間轉眼即逝
‧ 利用我們的工具進行2項寫作練習
我們聽到的回饋：「我真的很喜歡研習活動，因為它能幫助我立刻練習我學到的聰明簡潔溝通訣竅。在未來，展示聰明簡潔溝通法如何應用於其他的日常溝通，像是電子郵件和社群媒體，可能很有幫助。」
文／吉姆．范德海、麥克．艾倫、羅伊．史瓦茲
出處 Cheers
https://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5102013
